Büroservice: Fokus auf den Erfolg
Gerade unter krisenhaften wirtschaftlichen Bedingungen tragen Büroservice-Dienstleistungen wesentlich dazu bei, dass Unternehmen durch Flexibilität und Fokus auf ihre Kernaufgaben in der Erfolgsspur bleiben können. „Unsere Büroservice-Dienstleister bieten ein breites und vielfältiges Spektrum von Services, die Unternehmen den Rücken stärken“, betonen Office-Management-Anbieterin Gertraud Schweyer sowie Gerd Zuschnig, Büroservice-Unternehmer und Obmann der Fachgruppe der gewerblichen Dienstleister in der Wirtschaftskammer Steiermark.
Wie wirken sich die zähe Konjunktur und die globalen Krisen auf Ihre Branche, die Büroservice-Dienstleistungen, aus?
Gerd Zuschnig: Insgesamt stehen unser Wohlstand und unser Standort – und damit meine ich nicht nur die Steiermark – auf dem Prüfstand. Die enormen Verschiebungen im globalen Wirtschaftsgefüge, die multiplen Krisenerscheinungen, die demografische Entwicklung, Künstliche Intelligenz: Das alles sind Faktoren, die uns vor enorme Herausforderungen stellen. Selbstverständlich auch unsere Branche. Andererseits stehen wir mit unseren Büroservice-Dienstleistungen für größtmögliche Flexibilität und geben den Unternehmen jene Handlungsfähigkeit, die es ihnen ermöglicht, auch unter schwierigen und wechselnden Bedingungen erfolgreich zu sein. Wir sind also gleichermaßen Betroffene wie Teil der
Lösung.
Würden Sie das bitte durch ein Beispiel veranschaulichen?
Zuschnig: Nehmen wir zum Beispiel den Fall eines international oder österreichweit tätigen Unternehmens, das seine steirische Niederlassung im Center eines Büroservice-Anbieters angesiedelt hat und dort – Hausnummer – ein Büro mit vier oder fünf Räumen betreibt. Da kommt es jetzt schon mal vor, dass die Fläche reduziert wird und die Niederlassung in Zukunft mit ein oder zwei Räumen weniger das Auslangen findet. Genau das ist ja aber auch unser USP: Dass unsere Kundinnen und Kunden nicht langfristig gebunden sind – mit all den Fixkosten, die damit einhergehen –, sondern die Dimensionen flexibel an die aktuellen Gegebenheiten anpassen können.
Bedeutet das, dass vermehrt Büroservice-Infrastruktur leer steht?
Zuschnig: Nicht unbedingt. In der Regel werden diese Flächen ja dann rasch wieder von anderen Unternehmen genutzt, die sich zum Beispiel sagen: In Zeiten wie diesen ist es besser, von vornherein auf flexible Lösungen zu setzen, als sich durch die Einrichtung eines eigenen Bürostandorts langfristigen Fixbelastungen auszusetzen. Zudem ersparen sie sich auch den beträchtlichen legistischen und logistischen, aber auch zeitlichen Aufwand, um einen Standort anzumieten und einzurichten. Bei unseren Büroservice-Standorten ist diese gesamte Infrastruktur – vom Büro selbst über die Einrichtung bis hin zur IT- und Kommunikationsinfrastruktur – ja bereits als Plug-and-play-Lösung vorhanden. Salopp formuliert heißt das: Firmentafel raufklemmen, Laptop anschließen und los geht’s.
Dazu kommen aber weitere Benefits von Büroservice-Dienstleistungen …
Zuschnig: Richtig. Über dieses Infrastrukturpaket hinaus bieten unsere Büroservice-Anbieter nämlich auch ein Netzwerk von Expertisen aus den unterschiedlichsten Fachgebieten, etwa aus den Bereichen Recht, Förderungen und Forschung, sowie alle Vorzüge einer lebendigen Business-Community: Vernetzung, Informationsaustausch, Inspiration. Und – um es nicht zu vergessen: ein personelles Organisations- und Office-Management-Back-up, das den Kundinnen und Kunden zur Verfügung steht und administrative und organisatorische Tätigkeiten abnimmt. Und das, ohne dass sie sich selbst um die personellen Ressourcen kümmern müssen. Kundinnen und Kunden können sich voll auf ihre Kerntätigkeiten fokussieren.
Gertraud Schweyer: Genau das ist es. Wenn ich unsere Dienstleistungen auf den Punkt bringen will, dann sage ich immer: Wir unterstützen unsere Kundinnen und Kunden dabei, im Fokus zu sein und im Fokus zu bleiben.
Dienstleister-Table
Im Dienste von Unternehmen und Wirtschaft: Die gewerblichen Dienstleister repräsentieren zahlreiche besonders wirtschaftsaffine Berufsgruppen. Obmann der Fachgruppe der gewerblichen Dienstleister in der WKO Steiermark ist Gerd Zuschnig. In dieser Talk-Serie beleuchten namhafte Berufsgruppenvertreter die aktuelle Lage in ihrer Branche. Diesmal im Fokus: die Büroservice-Dienstleister. Am Dienstleister-Table: Gerd Zuschnig („Freiraum Business Center“, Berufsgruppensprecher und Obmann der Fachgruppe der gewerblichen Dienstleister, WKO Steiermark) und Gertraud Schweyer (selbstständige Office-Managerin).
Professionelles Office-Management, überwiegend von als Ein-Personen-Unternehmen tätigen Büro-Profis angeboten, macht einen zweiten bedeutenden Teil des Dienstleistungsspektrums Ihrer Berufsgruppe aus.
Schweyer: Ja, wir unterstützen Unternehmerinnen und Unternehmer unterschiedlichster Branchen und Größenordnungen dabei, ihren Office-Workload in den Griff zu bekommen. Das können temporäre Dienstleistungen sein, etwa zur Überbrückung, wenn überraschend jemand ausfällt oder akuter Mehraufwand entsteht, der vom eigenen Office nicht mehr in einer entsprechenden Zeitspanne zu bewältigen ist. Viele Unternehmen, aber auch Privatpersonen nehmen unsere Dienstleistungen allerdings auch kontinuierlich in Anspruch und legen ihr Office-Management oder einzelne Bereiche davon in unsere Hände.
Könnten Sie uns bitte das eine oder andere Beispiel anführen?
Schweyer: Die Bandbreite und die Vielfalt unserer Office-Management-Dienstleistungen sind enorm. Viele unserer Kolleginnen und Kollegen bieten das ganze Backoffice-Paket an und kommen flexibel an den Standort ihrer Kundinnen und Kunden. Die Arbeit kann aber auch remote aus dem eigenen Office erledigt werden. Manche Kolleginnen und Kollegen haben sich auch auf ganz bestimmte Bereiche, Nischen und Branchen spezialisiert: Terminplanung und Korrespondenz, Behördenwege, Rechnungen, Verwaltung von Ablagen, Vorbereitung der Buchhaltung, Aufbereitung von Schriftsätzen, Aufbereitung von Unterlagen und Daten für unterschiedlichste Prozesse – kurz: Office-Management in seiner gesamten Bandbreite und Tiefe; einfach alles, womit wir unsere Kundinnen und Kunden unterstützen können.
Zuschnig: Erwähnen will ich hier auch noch Co-Working-Modelle sowie Dienstleistungen wie etwa das „Virtual Office“, also die Bereitstellung von Geschäftsadresse und Kommunikationsservice. Wir sind überall dort für unsere Kundinnen und Kundenn tätig, wo sie uns brauchen.
Fotos: FotoFuchs/Jürgen Fuchs
