Perfect Match für Gemeinden

Eine Gemeinde unterscheidet sich grundlegend von einem Unternehmen der Privatwirtschaft – von der Organisation bis zum vielfältigen Aufgabengebiet, das durch die Bundesverfassung festgelegt ist. Im eigenen Wirkungsbereich übernimmt die Gemeinde die Daseinsvorsorge der Bevölkerung – von Müll, Wasser, Kindergarten bis zu den Finanzen – im übertragenen Wirkungsbereich ist die Gemeinde verlängerter Arm des Staates – etwa bei Meldewesen, Wahlen oder Standesamt. Alle diese Aufgaben brauchen spezielle IT-Unterstützung, die für die Gemeinden maßgeschneidert ist.

Zusätzlich zum IT-Fachwissen braucht es umfassendes Kommunal-Know-how in allen Bereichen. Die meisten unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben selbst viele Jahre in der Verwaltung gearbeitet – darunter ehemalige Amtsleiter oder Finanzleiter in Gemeinden – und wissen daher ganz genau, was eine Gemeinde braucht. Auch juristisches Fachwissen ist erforderlich – etwa für die VRV 2015, die Voranschlags- und Rechnungsabschlussverordnung, oder – als aktuelles Beispiel – das Informationsfreiheitsgesetz. Daraus ergeben sich immer wieder neue Anforderungen an IT und Software. Was uns in der Beratung und Begleitung der Gemeinden auszeichnet, ist die Kommunikation auf Augenhöhe. Darüber hinaus schreitet die Digitalisierung auf Gemeindeebene stark voran: Ob Künstliche Intelligenz, Datenschutz, Cybersecurity oder digitale Souveränität – all das müssen wir beherrschen und sind erster Ansprechpartner für die Gemeinden.

Wir beraten Gemeinden von klein bis groß. Viele der von uns betreuten 300 Gemeinden sind sehr kleinstrukturiert. Gesetzlich haben diese im Wesentlichen aber dieselben Aufgaben wie die großen. Unser Anspruch ist daher, auch den kleinen Gemeinden die für sie perfekten Werkzeuge in die Hand zu geben, damit sie allen Anforderungen gerecht werden können.

Die kleinste Gemeinde, die wir betreuen, ist Tschanigraben im Burgenland mit 69 Einwohnern, die größte ist Baden bei Wien mit 26.000 sowie Leoben und Wolfsberg mit jeweils rund 25.000 Einwohnern. Kleinstgemeinden haben oft nur ein oder zwei Mitarbeiter – das heißt, je kleiner die Strukturen und je weniger Personal vorhanden, desto mehr sind diese auf eine funktionierende IT angewiesen, um ihre Aufgaben erfüllen zu können. Dort sind wir besonders gefordert, Lösungen zu liefern, die einfach zu bedienen sind. Eine große Stadtgemeinde mit spezialisierten Mitarbeitern hat hier natürlich andere Voraussetzungen.

Mit unseren Produkten bieten wir ein breites Portfolio unterschiedlicher Module, die alle wesentlichen Aufgaben einer Gemeinde abdecken – ob Finanzmanagement, Personalverrechnung, Wirtschaftshof, Meldewesen bis zum Wahlservice und vieles mehr. Entscheidend ist die Frage, welche Angebote am besten zur Gemeindestruktur passen – es geht also immer darum, das perfekte Matching zu finden. Daher ist die Beratung der Gemeinde so wichtig. Es gilt, nicht nur auf die Bedürfnisse der Gemeinde, sondern auch auf die Skills der Mitarbeiter in der Gemeindeverwaltung einzugehen. Eine unserer Stärken ist, dass wir uns flexibel an Struktur und Organisation einer Gemeinde anpassen können.

k5|Next ist unsere moderne cloudbasierte Entwicklung. Alle Daten sind zentral gespeichert und die Registeranbindungen laufen direkt in der Cloud, wodurch keine manuelle Synchronisation der Daten mehr erforderlich ist. Der Abgleich läuft für die Gemeinde im Hintergrund vollautomatisch ab. Und wir nutzen den Vorteil, dass die Software von überall erreichbar ist – etwa für den Bürgermeister vom Handy oder Tablet aus. Damit können Mitarbeiter der Verwaltung die Gemeinde genauso gut aus dem Homeoffice verwalten. Zudem haben wir die Chance, Updates zentral einzuspielen. Ein weiterer wesentlicher Vorteil ist die einheitliche Benutzeroberfläche.

Der große Mehrwert unserer Lösungen ist, dass die Anwender so praxisnah wie möglich unterstützt werden. Bei uns steht ganz klar der Mensch im Mittelpunkt – das ist nicht nur unser Leitspruch, sondern konsequent gelebte Praxis. Wir wachsen durch Technologie – aber wir überzeugen durch die Menschen, die sie gestalten. Und damit meinen wir alle Seiten: die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Gemeindeverwaltung, unsere Beschäftigten, aber auch die Bürgerinnen und Bürger. Das, was wir tun, ist sehr technologisch, vielleicht ein bisschen bürokratisch, aber unser Tun stellt immer den Menschen in den Mittelpunkt.

In der Vergangenheit war es oft sehr mühsam, mit vielen verschiedenen Applikationen in der IT umzugehen. Unser Anspruch war es seit jeher, dass die Software einfach bedienbar sein muss und dass es einfach Spaß macht, in der Früh das Gerät einzuschalten und damit zu arbeiten. Die IT soll nicht zum Selbstzweck werden, sondern Mitarbeitern flüssig von der Hand gehen. Wenn ich es salopp formulieren darf: Unsere Applikationen sollen, auch wenn sie teilweise trocken klingen, einfach geile Lösungen für die Mitarbeiter in der Gemeinde sein. Eine weitere Alleinstellung ist unsere Einbindung in die K5-Entwicklungspartnerschaft, die uns österreichweit Power
gibt. Unsere Software deckt rund 80 % der österreichischen Gemeinden ab.

Ein weiterer USP von uns ist, dass wir ein zentraler Ansprechpartner für alle IT-Fragen einer Gemeinde sind. Wir können alles aus einer Hand anbieten: Hardware, Software, Cybersecurity bis hin zur Beratung in unterschiedlichen Bereichen – ob Dokumentenmanagement, E-Government-Gesetz sowie sämtliche datenschutzrechtliche Aspekte. Daher ist es auch nicht vermessen zu sagen, dass wir das „Schweizer Messer der Gemeindeverwaltung“ sind – durch dieses breite Portfolio an Leistungen und durch die Breite an Softwareprodukten, die wir anbieten können.

Da gibt es viele. Nach dem Gewinn einer Ausschreibung dürfen wir in Kärnten nun die Gehaltsabrechnungen für über 70 Gemeinden durchführen. Wir liefern die Software inklusive Beratung und Betreuung. Zudem haben wir zuletzt vor allem im Bereich elektronisches Dokumentenmanagement (DMS) große Projekte umgesetzt. Beispielsweise in der Stadtgemeinde Leoben, wo nun über 100 Mitarbeiter ins Dokumentenmanagement eingebunden sind – vor allem im Bereich Rechnungseingang und Bestellprozess. Die Rechnungen kommen nun in der Regel elektronisch, werden digital verarbeitet und kontrolliert sowie elektronisch verbucht und archiviert.

Ein spannendes Projekt zum Leerstandsmanagement durften wir gerade mit der Stadtgemeinde Eisenerz umsetzen. Dabei geht es darum, leerstehende Immobilien besser zu vermitteln, mit einem klaren Mehrwert gegenüber Standardplattformen. Anders als diese können wir Immobilien auch mit Daten aus dem Geoinformationssystem (GIS) verknüpfen und damit gezielt Immobilien nach bestimmten Parametern suchen – etwa nach der Entfernung von Schule oder Kindergarten. Ein Leuchtturmprojekt, das auch skalierbar ist – wir führen hier bereits Gespräche mit dem Land Steiermark.

Mit der richtigen IT und den notwendigen gesetzlichen Voraussetzungen ist vieles möglich, auch eine bessere Finanzplanung im Bund. Denn das Finanzministerium kann seine Budgetprognosen derzeit nicht mit tagesaktuellen Daten der Gemeinden machen – da die Budgetzahlen der Gemeinden immer nur viertel- oder halbjährlich angeliefert werden. Technologisch wäre das Thema mit dem Einsatz der richtigen Software einfach zu lösen. Wir können die relevanten Finanzdaten mit unserer Software quasi auf Knopfdruck auf Tagesbasis liefern.

Das IT-Budget einer Gemeinde beträgt im Schnitt 1,5% des operativen Budgethaushalts. In der Privatwirtschaft ist es das Sieben- bis Zehnfache. Dennoch ist es für uns oft nicht leicht, Bürgermeister und Gemeinderat davon zu überzeugen, dass ein sinnvoller IT-Einsatz Nutzen stiftet – und mittelfristig sogar Einsparungen bringt. Angesichts der knappen Budgets ist es derzeit besonders herausfordernd. Dabei wäre das Gebot der Stunde, mehr Geld in die IT zu investieren, damit eine Gemeinde ihre Sparziele erreichen kann.

Wir sehen, dass die Schere weiter auseinander geht. Die Anforderungen an die Gemeinden steigen, etwa auch durch das E-Government, denn der Bürger will immer direkter in die Verwaltung eingebunden werden – aber die Ressourcen und Budgetmittel werden weniger. Und wir sehen leider, dass der alte Spruch „Never touch a running system“ vielfach noch immer Gültigkeit hat. Dabei bieten gerade unsere Lösungen die Chance auf einen Ausweg aus dem Dilemma.

Zwar ist E-Government vielfach ein Bundesthema, aber auch im kommunalen Bereich bieten wir sinnvolle Lösungen – beispielsweise bei Bauverfahren. Wir sorgen dafür, dass eine Gemeinde ein Bauverfahren digital begleiten kann – vom Erstantrag bis zum Baubescheid. Dazu kommen unsere E-Government-Services für Bürger – allen voran „Mein Amt“, eine digitale Plattform für Bürgerservices, sowie GEM2GO, eine App zur Bürgerkommunikation, die unterschiedliche Informationen bereitstellt, etwa den Müllabfuhrkalender, einen Vereinsmanager oder die Kommunikation von Bürgeranliegen.

Auf jeden Fall, der Markt bietet weiterhin Wachstumsfelder. Eines der wichtigsten ist der Bereich Dokumentenmanagement – also alles um das Thema elektronische Rechnung vom Rechnungseingang bis zur Verbuchung. Viel Potenzial sehen wir auch in unserem neuen Produkt k5|Next_Management, das Entscheidungsträgern in den Gemeinden ein digitales Cockpit zur Verfügung stellt – sprich eine Visualisierung der wesentlichen Steuerkriterien. Unsere Vision: Wir wollen unsere Position als führender digitaler Partner der öffentlichen Verwaltung im Burgenland, in Kärnten und der Steiermark weiterhin ausbauen. Dabei sehen wir uns als Übersetzer und Bindeglied zwischen kommunaler Gemeindestruktur und den großen Entwicklungen in der Welt der Digitalisierung.

Vertrauen ist eines der wesentlichsten Elemente im Gemeindegeschäft. Die Gemeinden sind in IT-Fragen vom Anbieter abhängig. Und diese Abhängigkeit bedeutet für uns eine große Verantwortung. Die Anforderungen an die IT einer Gemeinde werden nicht weniger – siehe auch den ganzen Bereich Cybersecurity. Gemeinden sind ähnlich gefährdet wie Unternehmen und immer wieder Angriffsziele. Es gibt ständig Cyberattacken – und leider auch schon schmerzhafte Erfahrungen einzelner Gemeinden. Daher braucht es Bewusstsein und wirksame Maßnahmen, um sich zu schützen.

In unterschiedlichen Bereichen, vor allem in der strategischen Finanzvorausschau und der Liquiditätsplanung. Mit Hilfe der KI lassen sich aus Datenanalysen Handlungsempfehlungen für Bürgermeister oder Gemeinderat ableiten, um rechtzeitig steuernd einzugreifen. So könnte einem die KI jeden Tag in der Früh über Ampelsysteme anzeigen, ob man das Budget erreichen kann oder den Pfad schon verlassen hat.

Die Vision ist, dass KI das gesamte Rechnungswesen attraktiver macht. Weg vom „langweiligen“ Buchhalterjob hin zu einer aktiven, steuernden Rolle – KI macht den Buchhalter gewissermaßen zum Steuermann.

In deutschen Städten gibt es bereits Experimente mit KI-gestützten Avataren in Gemeinden. Das halte ich nur für bedingt sinnvoll. Viele Entscheidungsbereiche in unserer Demokratie sind durch algorithmische Intelligenz nicht ersetzbar, stattdessen ist klare politische Verantwortung gefragt – gerade auf Gemeindeebene. Das feinsinnige Steuern auf regionaler Ebene ist durch KI nicht zu lösen und kann wohl auch in Zukunft nie ganz abgebildet werden. Daher werden wir – Gott sei Dank – auch weiterhin Bürgermeister aus Fleisch und Blut brauchen.